Varför ger samma fråga olika svar varje gång?
Ställ samma fråga om en vakansrapport tre gånger, med samma rentroll som underlag, och du får tre olika rapporter. Ett Excel-ark med fem flikar. Ett med sex. Ett dokument. Vakant hyra räknas på olika sätt, ekonomisk vakans redovisas i två av svaren men saknas i det tredje, och olika fastigheter pekas ut som de med störst vakans.
Inget av svaren är fel. Men du vet inte vilket du får nästa månad, och det gör rapporten obrukbar som beslutsunderlag i en förvaltningsorganisation.
Orsaken är inte verktyget. Copilot, ChatGPT, Claude och Gemini beter sig likadant. Orsaken är att en kort fråga lämnar alla val öppna, och AI-assistenten gör då egna antaganden om vad vakans betyder, vilka objekt som ska räknas med och hur resultatet ska presenteras. Varje körning ger nya antaganden.
Lösningen är att fatta besluten åt den, i prompten.
Jag vill ta fram en vakansrapport för bostäderna i vårt bestånd, baserat på bifogad rentroll.
Syftet är att förvaltarna ska se var vakansen ökar framåt och kunna prioritera uthyrningsinsatser i sitt område.
Ta bara med objekt där Typ är Bostad. Inga lokaler eller parkeringsplatser.
Vakant betyder objekt utan hyresgäst i rentrollen. Vakansgraden räknas på antal objekt. Vi har ingen vakanshyra registrerad, så uppskatta inga hyresvärden.
Använd Avtal till och med samt Kommande avtal från och med för att visa hur vakansgraden utvecklas månad för månad de kommande sex månaderna, givet befintliga avtal. Gissa inte på återuthyrning.
Rapporten används vid genomgång med förvaltarna, totalt och per förvaltningsområde.
PowerPoint. En slide med totalen och en slide per förvaltningsområde.
Vad ska en prompt innehålla?
Åtta delar räcker för att samma fråga ska ge samma svar. Exemplen gäller en vakansrapport byggd på en rentroll, men strukturen fungerar för driftnettorapporter, hyresbortfall, felanmälningar och all annan återkommande uppföljning.
1. Inledning: vad du vill ha och på vilket underlag. AI-assistenten behöver veta vilken rapport det gäller och vilken fil den ska utgå från.
2. Syfte: vad rapporten ska leda till. Syftet styr vad som lyfts fram och vad som utelämnas. En rapport som ska driva uthyrningsinsatser ser annorlunda ut än en som ska redovisas för styrelsen.
3. Avgränsning: vad som ska vara med. En rentroll innehåller bostäder, lokaler och parkeringsplatser. Utan avgränsning räknas allt, och vakansgraden blir missvisande.
4. Definitioner: vad begreppen betyder hos er. Den här delen är viktigast. Vakansgrad kan räknas på antal objekt, på yta eller på hyresvärde, och de tre ger olika siffror. Säger du inget väljer AI-assistenten åt dig, och väljer olika varje gång.
5. Prognos: vilken horisont som gäller. Ska rapporten visa läget idag eller utvecklingen framåt? Och vad får inte gissas, exempelvis återuthyrning av objekt som blir lediga?
6. Mottagare: vem som ska läsa. Förvaltare behöver nivån per förvaltningsområde. En ledningsgrupp behöver totalen.
7. Format: du väljer, inte AI:n. Utan ett angivet format blir det Excel en månad och ett dokument nästa, även om allt annat är lika.
8. Säg till: gör antagandena synliga. Be AI-assistenten flagga det som saknas i stället för att fylla i luckorna själv, och lista de antaganden den ändå behövt göra.
Om något saknas eller är otydligt, säg det i stället för att anta. Avsluta med en slide som listar de antaganden du ändå behövt göra.
Exempel: en färdig prompt för en vakansrapport
Så här ser de åtta delarna ut i en sammanhängande prompt. Skicka hela texten i ett meddelande tillsammans med rentrollen.
Jag vill ta fram en vakansrapport för bostäderna i vårt bestånd, baserat på bifogad rentroll.
Syftet är att förvaltarna ska se var vakansen ökar framåt och kunna prioritera uthyrningsinsatser i sitt område.
Ta bara med objekt där Typ är Bostad. Utelämna lokaler och parkeringsplatser.
Vakant betyder objekt utan hyresgäst i rentrollen. Vakansgraden räknas på antal objekt. Vi har ingen vakanshyra registrerad, så uppskatta inga hyresvärden.
Använd Avtal till och med samt Kommande avtal från och med för att visa hur vakansgraden utvecklas månad för månad de kommande sex månaderna, givet befintliga avtal. Gissa inte på återuthyrning.
Rapporten används vid genomgång med förvaltarna, totalt och per förvaltningsområde.
Format: PowerPoint. En slide med totalen och en slide per förvaltningsområde.
Om något saknas eller är otydligt, säg det i stället för att anta. Avsluta med en slide som listar de antaganden du ändå behövt göra.
Spara den ifyllda prompten. Nästa gång samma rapport ska tas fram klistrar du in den igen, byter månad och får samma resultat.
Hur får jag rapporten i vår grafiska profil?
Genom att säga det, och genom att vara specifik. Första utkastet är sällan det du vill skicka vidare, och att be om något snyggare ger ett slumpmässigt resultat.
Exempel på instruktioner som fungerar:
- Använd vår grafiska profil
- Lägg till vår logga
- Slå ihop nyckeltalsrutorna och trenden till ett block
- Använd ett linjediagram för trenden i stället för staplar
- Ta bort förklaringen under avtal som upphör
Ju mer specifik instruktionen är, desto färre varv behövs. Att be om en snyggare slide ger ett slumpmässigt resultat. Att be om ett linjediagram ger ett linjediagram.
Har ni en grafisk profil i ett dokument, bifoga den. Då slipper du upprepa färger och typsnitt varje gång.
Hur slipper jag skriva om prompten varje månad?
Är det en engångsfråga är du klar med prompten ovan. Spara den om frågan kan komma tillbaka.
Är det en rapport som ska tas fram varje månad finns ett bättre sätt. En skill är ett sparat arbetssätt: instruktionen plus de filer som hör till, exempelvis en mall. Skills finns i Claude, ChatGPT, Gemini och Microsoft 365 Copilot och bygger på samma öppna format.
Du behöver inte bygga den själv. Be AI:n göra det, i samma chatt där ni just tagit fram rapporten:
Gör om det vi kommit fram till till en skill för vår månatliga vakansrapport. Ta med instruktionen och PowerPoint-mallen med tydliga platshållare.
Du får tillbaka en fil att ladda upp bland dina skills. Därefter räcker det att skriva Vakansrapport för november, och du får samma rapport med samma definitioner och samma layout som förra månaden.
Det är först då den lata prompten fungerar.
Vanliga frågor
Varför ger min AI-assistent olika svar på samma fråga? För att en kort fråga lämnar valen öppna. Assistenten väljer själv vad vakans betyder, vilka objekt som räknas och hur resultatet presenteras, och väljer olika varje gång. Definiera begreppen i prompten så försvinner variationen.
Vad är det viktigaste att ha med i en prompt? Definitionerna. Vakansgrad kan räknas på antal objekt, på yta eller på hyresvärde, och de ger olika siffror. Säg vilken som gäller hos er.
Behöver jag olika prompter för Copilot, ChatGPT, Claude och Gemini? Nej. Samma struktur fungerar i alla fyra. Skillnaderna ligger i vilka filformat de kan skapa, inte i hur de tolkar en tydlig instruktion.
Hur får jag AI:n att använda vår grafiska profil? Bifoga profilen som fil och be om den uttryckligen. Ge sedan konkret feedback på utkastet, exempelvis använd ett linjediagram för trenden, i stället för att be om något snyggare.
Vad är en skill? Ett sparat arbetssätt: instruktionen plus de filer som hör till, exempelvis en rapportmall. Skills finns i Claude, ChatGPT, Gemini och Microsoft 365 Copilot och bygger på samma öppna format. Med en skill räcker det att skriva Vakansrapport för november.
Kan AI:n hämta siffrorna själv i stället för att jag laddar upp en fil? Ja, via en koppling mot era system. Då är siffrorna alltid aktuella och ni slipper exportera en fil varje månad. Det kräver att era fastighetssystem går att koppla till assistenten.
